Los procesos verbales de las sesiones, firmados por el Maestro de la Orden y los actuarios, juntamente con los documentos pertenecientes al mismo Capítulo, sean guardados en el archivo de la Orden.
Las actas del Capítulo, impresas, sean enviadas cuanto antes a todas las Provincias; en cada convento tengan por lo menos dos ejemplares de las mismas, y sean leídas según determine el mismo Capítulo.
Antes de los dos meses que preceden a la celebración del Capítulo General, cada uno de los Priores Provinciales enviará al Maestro de la Orden una relación crítica, aprobada por el consejo Provincial, sobre el estado de la Provincia conforme a un esquema preparado al efecto por el Consejo Generalicio, en la cual se expongan claramente los problemas más importantes y los datos estadísticos. En el Capítulo General será entregado un ejemplar de esa relación a cada uno de los vocales.
Hecha la convocatoria, los frailes a los que les compete, transmitan al Maestro o al Vicario de la Orden las peticiones o cuestiones que quieran proponer al Capítulo.
Tienen derecho a proponer, además de los vocales del Capítulo:
todos los superiores mayores, los socios del Maestro de la Orden y el Procurador General;
cada Capítulo y consejo y también el moderatorio de un centro de estudios;
cada religioso, a condición de que su proposición sea firmada al menos por cinco frailes que tengan voz activa, o sea presentada por alguno de los vocales, el cual debe juzgar sobre si procede o no el presentar la petición;
los monasterios y federaciones de nuestras monjas; los consejos Provinciales o nacionales de las Fraternidades de santo Domingo.
Los Consejos Generalicios o las federaciones de congregaciones agregadas a la Orden, pueden proponer al Capítulo General sus deseos y sugerencias referentes a la familia dominicana.
Los que tengan derecho o facultad para ello, enviarán al Maestro de la Orden seis meses antes de que se celebre el Capítulo las cuestiones que hayan de proponer;
sean breves en la exposición, y redáctenlas en latín o en una lengua moderna aceptada por el Consejo Generalicio, proponiéndolas en tantas hojas separadas cuantas sean las diversas cuestiones.
El Maestro de la Orden procurará que las cuestiones de que se trata en el § IV, 1º asignadas según la materia a las correspondientes comisiones, se comuniquen cuanto antes a cada uno de los miembros del Capítulo;
los miembros de estas comisiones son: los frailes que tienen voz (a tenor de los nn. 407-409bis) y los socios del Maestro de la Orden (conforme a la norma del n. 410);
todos ellos indicarán inmediatamente al Maestro de la Orden, según una disposición de preferencia, tres comisiones a las que deseen pertenecer, quedando siempre a salvo el derecho del Maestro de la Orden a disponer libremente según las necesidades del Capítulo;
después el Maestro de la Orden nombrará los presidentes de las comisiones y pondrá en conocimiento de los capitulares la comisión a la que fue asignado cada uno, para que entre tanto examinen con más detención las cuestiones asignadas a su propia comisión.
El lugar y el tiempo del Capítulo lo determinará el Capítulo anterior. No se aplace ni se adelante más de seis meses el día señalado para el comienzo del Capítulo, a no ser con el consentimiento de la mayor parte de las Provincias.
El Capítulo General sea convocado por el Maestro o Vicario de la Orden mediante una carta circular ocho meses antes de la celebración del Capítulo. En esta se señalarán las oraciones por el feliz resultado del Capítulo.
Al vacar el oficio del Maestro de la Orden, convóquese el Capítulo electivo dentro del mes desde el día de la vacante. Pero si hubiera algún motivo grave, y la mayor parte de las Provincias consintiere en ello, puede prorrogarse ese tiempo, pero no más de seis meses.
Con el consentimiento de su consejo, el Maestro o el Vicario de la Orden, por causa justa, puede cambiar el lugar señalado para el futuro Capítulo General.
Cuantas veces en las decretos o rescriptos del Maestro de la Orden se pone la cláusula «por la autoridad de nuestro oficio» u otra equivalente, júzguese que esa cláusula comprende tanto su autoridad ordinaria como cualquier otra autoridad delegada al oficio.
A fin de que se lleve a cabo de manera más completa la empresa evangelizadora y se vaya preparando poco a poco la fundación de una nueva Provincia, los frailes pertenecientes a diversas Provincias que trabajan en la misma región en donde no hay erigida ninguna Provincia, en mutua colaboración y, si fuera posible, bajo una sola dirección, sean solícitos en el desempeño del ministerio, según a las normas establecidas de común acuerdo por las respectivas Provincias. Estas normas deben revisarse y evaluarse cada cuatro años por los interesados, con objeto de actualizarlas.
Donde ya está constituida una Provincia o una Viceprovincia, y son enviados miembros de otras Provincias para ejercer allí el ministerio apostólico, su trabajo ha de organizarse en colaboración con la Provincia o Viceprovincia de ese territorio, de modo que unidos en un mismo espíritu y vida cooperen juntos eficazmente, sobre todo en la coordinación del apostolado en el territorio y, solícitos del bien común, promuevan el progreso de la Orden en la región.
Para favorecer esta cooperación establézcanse por escrito las normas oportunas entre las Provincias del lugar y aquella que tiene frailes ejerciendo el ministerio en su territorio, con el consentimiento del Capítulo o del Consejo de ambas Provincias, y sean aprobadas por el Maestro de la Orden. Tales normas deben revisarse y valorarse cada cuatro años por parte de los interesados, de manera que conserven su actualidad conforme a las necesidades pastorales de la Iglesia local.
Si sucediera que se celebran al mismo tiempo Capítulos Provinciales de una región, sus definitorios respectivos pueden tener durante algunos días una reunión común para promulgar admoniciones, declaraciones u ordenaciones comunes.
The following may be used to foster collaboration among the provinces of a region or nation:
regular meetings between the priors provincial or different officials, such as the masters of novices, of students and of cooperator brothers, of regents, professors, promoters, etc.;
interprovincial conferences or commissions for the study of common problems;
national or regional promoters for different activities;
a common novitiate or studentate or common centres, according to norms to be approved by the Master of the Order;
an agreement entered into with the consent of the Master of the Order for the erection of interprovincial convents and for making assignations from one province to another.
an agreement between two provincial chapters or priors provincial for making direct assignations from one province to a house of the other province, with due respect for nn 270 § I and II, 497 § I and 600, the Master of the Order, however, having been notified. (P, n. 496; K, n. 375; see Appendix 16)